Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Frank Bernd Stegmaier, Coventrystr. 57, 65934 Frankfurt am Main
Telefon: 069-20838983
E-Mail: info@derlongevitykongress.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht bestellt. Für alle Anliegen zum Datenschutz nutzen Sie bitte die oben genannten Kontaktdaten.

2. Grundsätze der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Eine Verarbeitung erfolgt nur, soweit sie für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, und auf Grundlage einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), zur Erfüllung vorvertraglicher bzw. vertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder aufgrund unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Aufruf der Website / Server-Logs

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet, die Ihr Browser automatisch übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Ressource, Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer und User-Agent. Diese Verarbeitung ist zur sicheren und stabilen Bereitstellung der Website erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht und nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

4. Interessenformular (Vormerkung zur Teilnahme)

Wenn Sie Ihr Interesse vormerken, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten: Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Zielgruppe/Rolle (Ärztin/Arzt, Unternehmen/Dienstleister, Sponsor/Aussteller, Investor, Privatbesucher), gewünschte Kongresstage, Unternehmen bzw. Praxis, Fachgebiet, berufliche Kennung (z. B. EFN), Website, Interessenschwerpunkt sowie Ihre Freitextnachricht.

Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Zuordnung zur passenden Zielgruppe und die Information über DER LONGEVITY KONGRESS. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen. Die Angabe der Daten ist freiwillig; ohne E-Mail-Adresse können wir Ihre Vormerkung jedoch nicht bearbeiten.

Zusätzlich speichern wir – sofern vorhanden – Kampagnenparameter (UTM-Quelle, -Medium, -Kampagne) sowie den Zeitpunkt der Absendung, um die Herkunft der Anmeldung nachvollziehen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Newsletter-Anmeldung

Für den Versand von Informationen und Neuigkeiten zum Kongress verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Anmeldung und ggf. Kampagnenparameter (UTM). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG.

Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen – über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder formlos per Nachricht an info@derlongevitykongress.de. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

6. Double-Opt-In-Verfahren und Einwilligungsnachweis

Anmeldungen über das Interessenformular und den Newsletter erfolgen im Double-Opt-In-Verfahren. Nach Absenden des Formulars erhalten Sie zunächst eine E-Mail mit einem persönlichen Bestätigungslink. Erst wenn Sie diesen Link anklicken, gilt Ihre Anmeldung als bestätigt und wir nehmen die weitere Kommunikation auf. Ohne Bestätigung wird der Eintrag nicht als verifiziert geführt und nach Ablauf einer angemessenen Frist gelöscht.

Zur Erfüllung unserer Nachweispflicht (Art. 5 Abs. 2, Art. 7 Abs. 1 DSGVO) protokollieren wir den Bestätigungsvorgang in einem Verifizierungsprotokoll. Erfasst werden: E-Mail-Adresse, Art der Anmeldung (Interessent oder Newsletter), Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung, Herkunft/Quelle inkl. UTM-Parameter, die beim Klick verwendete IP-Adresse sowie der User-Agent Ihres Browsers. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Nachweispflicht) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis- und Missbrauchsschutzinteresse). Der einmalige Bestätigungstoken wird nach erfolgreicher Bestätigung entwertet.

Zusätzlich speichern wir Versandprotokolle der Opt-in- und Folgemails (Zeitpunkt, Empfänger, Nachrichten-ID, Zustellstatus wie zugestellt, unzustellbar oder blockiert), um Zustellprobleme nachvollziehen und beheben zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. E-Mail-Versand

Der Versand unserer E-Mails erfolgt über die Absenderdomain notify.derlongevitykongress.de durch einen von uns eingesetzten E-Mail-Dienstleister, der als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig ist. Verarbeitet werden dabei Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Name sowie Metadaten des Versands. Zur Sicherstellung der Authentizität setzen wir SPF, DKIM und DMARC ein.

8. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung des Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald das Anliegen abschließend geklärt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9. Hosting, Datenbank und Auftragsverarbeitung

Website, Datenbank und Anwendungslogik werden bei spezialisierten Dienstleistern betrieben, die für uns ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig sind. Mit allen Dienstleistern bestehen entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung. Soweit eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR stattfinden kann, erfolgt diese auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln oder eines Angemessenheitsbeschlusses.

Zur Bearbeitung Ihrer Anfrage werden die von Ihnen übermittelten Kontakt- und Interessentendaten zusätzlich in unserem internen Kundenverwaltungssystem (CRM) gespeichert. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich serverseitig und verschlüsselt. Rechtsgrundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. vorvertragliche Maßnahmen) sowie unser berechtigtes Interesse an einer geordneten Anfragenbearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Kontaktanfrage gilt nicht automatisch als Einwilligung in Werbung oder den Newsletter; Newsletter-Versand erfolgt ausschließlich nach separater Bestätigung im Double-Opt-In-Verfahren.

10. Interner Administrationsbereich

Der geschützte Administrationsbereich ist ausschließlich autorisierten Personen zugänglich. Zur Absicherung protokollieren wir Anmeldungen, Rollenänderungen sowie abgelehnte Zugriffsversuche (Zeitpunkt, Benutzerkennung, IP-Adresse, User-Agent). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11. Cookies, Einwilligung und Datenschutzeinstellungen

Beim ersten Besuch fragen wir über ein Einwilligungsbanner, welche Kategorien Sie zulassen möchten. Wir unterscheiden drei Kategorien:

• Technisch notwendig: erforderlich für Sicherheit, Formularversand und die Speicherung Ihrer Datenschutzeinstellungen. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese Kategorie ist nicht abwählbar.
• Statistik & Reichweitenmessung: pseudonyme Auswertung der Seitennutzung zur Verbesserung unserer Inhalte. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TTDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Speicherung und Auslesen erfolgen ausschließlich nach Ihrem Opt-in.
• Marketing & Tracking: Messung von Kampagnen und Ausspielung passender Kongressinformationen. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TTDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – ebenfalls nur nach Opt-in.

Ohne Ihre Einwilligung werden keine Analyse- oder Marketing-Dienste geladen und keine entsprechenden Cookies oder vergleichbaren Technologien gesetzt. Ihre Entscheidung speichern wir gemeinsam mit einem Zeitstempel lokal in Ihrem Browser (Local Storage, Schlüssel dlk-cookie-consent), um sie nachweisen zu können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) und Sie nicht erneut zu fragen.

Sie können Ihre Auswahl jederzeit ändern oder vollständig widerrufen – über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer. Der Widerruf wirkt für die Zukunft und ist so einfach möglich wie die Erteilung (Opt-out). Eine Profilbildung oder automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

12. Speicherdauer

Anmeldedaten speichern wir, bis der Zweck entfällt oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Nicht bestätigte Double-Opt-In-Anmeldungen löschen wir spätestens nach drei Monaten. Einwilligungs- und Verifizierungsnachweise bewahren wir zum Nachweis der Rechtmäßigkeit für bis zu drei Jahre nach Ende der Kommunikation auf. Versandprotokolle werden in der Regel nach zwölf Monaten gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@derlongevitykongress.de. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu; für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

14. Datensicherheit und Änderungen

Die Website wird ausschließlich über eine TLS-verschlüsselte Verbindung (HTTPS) ausgeliefert. Der Zugriff auf gespeicherte Daten ist durch Zugriffskontrollen auf Datenbankebene abgesichert. Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen an unseren Verarbeitungen oder der Rechtslage dies erfordern.